校属各部门、各学院：

为确保我校2015年度文件材料归档工作顺利完成，根据《高等学校档案管理办法》（国家档案局、教育部27号令）及我校相关管理规定，现将具体要求通知如下：

一、归档范围

1．2015年1月至12月期间，各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的纸质和电子文件材料。（包括校内外正式行文、工作计划、总结、统计报表、规章制度、出版刊物、重要会议、重大活动等产生的文件材料。）

2、各单位在教学、科研、管理工作中荣获的厅局级以上集体奖励的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，上级领导题词、赠言手迹、赠送字画，校际交流所赠礼品，学校及各单位不同时期证件、徽章、印章等具有保存价值的实物。

3、往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档时间

机关职能部门立卷归档工作应在2016年7月15日前完成，二级学院归档工作可适度放宽至10月底完成。

三、具体要求

1.立卷归档责任到人。各部门兼职档案员要按照归档要求，具体组织本部门档案材料的收集、组卷、立卷工作；各部门档案工作分管领导负责督促本部门兼职档案员和相关工作人员及时整理档案和立卷，并对归档的文件材料进行审核签字。

2.归档原则。归档的文件材料，要遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；编有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。带附件的文件，正文和附件须齐全完整，一份不少。请示和批复一般情况下缺一不可，如有特殊原因，须说明具体情况。收文中含有对我校表彰的文件，须附上我校的上报材料；若含有被转发的文件，正文和转发文均须归档。

3. 实行“双套制”归档。对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。兼职档案员在做好纸质材料立卷归档的同时，要按照电子文件归档要求，运用档案管理系统软件，同步上传文件著录、电子文件等。涉密文件除外。

4.文件材料归档标准。归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷移交目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号要统一。

5.声像资料归档要求。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找，同时移交其电子文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。

6.实物档案归档要求。省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

7.卷内备考表填写规范。案卷卷皮中“卷内备考表”要求规范填写。其中，“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。对于立卷后发生或发现的问题，由相关档案管理人员填写并签名、标注时间。“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门、本学院审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。若无情况说明，也须将立卷人、检查人、立卷时间等信息填写完整。

四、归档流程与安排

根据档案立卷归档流程，6月20日前，各部门完成档案材料初步分类和整理,交负责人审核；6月30日前，在档案管理系统录入已经审核的卷内文件，并上传纸质文件对应的电子版，再进行组卷；6月20日起，档案馆工作人员将根据各部门工作进度，依次把审核合格的卷内目录和移交目录返还归档部门。7月15日前，部门打印卷内目录、移交目录，填写好卷内备考表，将纸质档案和电子文档同时移交党政办公室档案馆。各部门具体工作时间安排由档案馆另行通知。

立卷归档是保障学校档案齐全完整、准确客观和有效利用的重要环节。请各部门、各二级学院（部）本着对学校历史高度负责的态度，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成立卷归档工作。

联系人：崔军定

联系电话：81556109

党政办公室

2016年6月3日